Бумажно или электронно – все равно!

Без малого пять лет прошло с той поры, как было введено в оборот нотариата России удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Датой рождения нового нотариального действия стало 1 июля 2014 года. Однако по сей день не иссякают различные вопросы на эту тему, так что попытаемся развернуто и подробно разобраться в сути и практическом применении этого действия.

Что оно означает? Удостоверение равнозначности означает подтверждение тождественности содержания электронного документа, который изготавливает нотариус, содержанию документа на бумаге, который человек приносит в нотариальную контору.

Как можно догадаться, здесь идет речь об определенного рода процедуре или наборе действий, выполняя которые нотариус имеет возможность фактически изменить форму бумажного документа, переведя его в состояние электронного.

Документ документу рознь

И тут возникает первый значимый для понимания момент. Дело в том, что современное российское законодательство не содержит универсального определения понятия «документ».

Этот термин отчасти раскрывается лишь в отдельных нормативно-правовых актах, регулирующих конкретные правоотношения. Например, применительно к делопроизводству определение термина «документ» дано в «Национальном стандарте Российской Федерации», где указано, что это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, «официальный документ» – это документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке, а «подлинный документ» – тот, в котором сведения об авторе, времени и месте его создания подтверждают достоверность его происхождения. Наконец, есть еще и понятие «подлинник документа» – это первый или единственный экземпляр документа.

Предъявляемые нотариусу на равнозначность документы не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных исправлений, они не могут быть написаны карандашом или с помощью легко удаляемых красителей. Кроме того, текст документа должен быть легко читаемым, а если документ состоит из нескольких листов, он должен быть скреплен.

Итак, вы предъявили нотариусу документ на бумажном носителе – строго соответствующий всем критериям, но в совершении нотариального действия вам вдруг отказывают. Почему?

Потому что есть ряд дополнительных требований: документы не должны представлять собой сделку, совершенную в простой письменной форме. Также они не должны быть документами, удостоверяющими личность.

Электронно, равнозначно и тождественно

Характерные признаки электронного документа - электронная форма, заверение информации электронной цифровой подписью и соблюдение требований документирования информации.

Если представленный нотариусу на отождествление документ является копией свидетельства о рождении, то и созданный нотариусом электронный документ будет иметь юридическую силу копии свидетельства о рождении. Изменяется только форма документа.

Инструкция к действию

Процедура подтверждения тождественности складывается из двух элементов: правовая работа и техническая. При этом нотариус руководствуется как специальными правилами, типичными для совершения конкретного действия, так и общими правилами, характерными для совершения всех нотариальных действий.

Прежде всего нотариус должен установить личность гражданина, проверить его дееспособность или установить правоспособность юридического лица. В России делопроизводство ведется на русском языке, поэтому в случае предоставления нотариусу на отождествление иностранного документа потребуется сначала подготовить надлежащим образом заверенный перевод.

К специальным правилам совершения нотариального действия относится определение статуса документа. Именно на этом этапе нотариус определяет, что ему предоставлен именно документ, а также исключает вероятность удостоверения равнозначности тех документов, в отношении которых это запрещено .

Электронный документ заверяется квалифицированной электронной подписью нотариуса, образ изготовленного электронного документа изготавливается на бумажном носителе. Именно в этом заключается техническая составляющая деятельности нотариуса.

В результате совершаемых действий появляется два связанных друг с другом файла: первый - в формате PDF с графическим изображением представленного документа и удостоверительной надписью и второй - файл с квалифицированной электронной подписью нотариуса с расширением «sig». Вместе они представляют собой электронный документ.

Такой электронный документ и будет тождественен документу на бумажном носителе.

Сделать гражданский оборот проще

По просьбе заявителя нотариус может выслать электронный документ по электронной почте или передать заявителю на флэш-карте или ином носителе информации.

Применение электронных документов позволяет во многом упростить гражданский оборот, облегчить и ускорить совершение множества действий.

Судя по статистике, приводимой Федеральной нотариальной палатой, популярность удостоверения равнозначностей электронных документов документам на бумажном носителе ежегодно растет. Если в 2016 году нотариусами России было совершено около 90 тысяч подобных действий, то в 2018 году их было уже более 330 тысяч. Та же тенденция и у нас в крае. Нотариусами Ставрополья в 2016 году совершено 951 подобное действие, в 2017 году – уже 3943, а еще год спустя – 6849.

Иван Кашурин,

нотариус города Ставрополя, кандидат юридических наук.