Что хранится в «личном кабинете»?..
Архивная служба Ставропольского края расширяет доступ к информации
Современные информационные технологии уверенно внедряются во все сферы нашей жизни. Не стоит в стороне от этого процесса и архивная служба. Здесь внедрение новых технологий, создание специальных программ и баз данных, совершенствование справочно-информационной деятельности уже приносят свои плоды. О том, как конкретно это происходит, рассказала председатель комитета Ставропольского края по делам архивов Елена Ивановна Долгова:
- Автоматизированные информационные технологии прочно вошли в деятельность архивной службы Ставропольского края. Одним из ярких примеров, подтверждающих их эффективность, может служить информационный обмен, налаженный в рамках заключенных в 2011 году соглашений комитетом Ставропольского края по делам архивов, государственными архивами и администрациями муниципальных районов и городских округов с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю. Он осуществляется в электронной форме по защищённым каналам связи. Количество электронных запросов, поступающих от пенсионных органов, неуклонно растёт: с начала этого года архивами исполнено около 4,8 тысячи запросов, что в 4 раза превышает отчётный показатель 2011 года. Одновременно сократилось количество личных обращений граждан в архив.
Продолжается формирование электронного архива Ставропольского края. В базу данных «Архивный фонд» введено 17,4 тысячи фондов, или 100%, в электронные описи внесено 399 тыс. единиц хранения, или 14%, оцифровано около 13,4 тысячи дел наиболее востребованных архивных документов.
Поиск архивной информации, который осуществляется с использованием созданных баз данных: «Архивный фонд», «Каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», «Жители Ставропольской губернии» и других, позволяет оперативнее справляться с поставленными задачами. В целом по краю ведётся 19 тематических баз данных.
В целях расширения доступа населения к архивным сведениям и предоставления услуг в электронной форме мы в числе первых в России приступили к реализации такого социально значимого инновационного архивного проекта, как «Web-архив государственного архива Ставропольского края». Его преимущества очевидны, пользователю предоставляется возможность в онлайн-режиме искать информацию по документам одного из крупнейших на юге России государственного архива Ставропольского края: по наименованиям учреждений, заголовкам дел и документов, а также по персоналиям и географической принадлежности.
Зарегистрированные на сайте архива пользователи могут создавать подборки документов и хранить их в «личных кабинетах». Удобно и то, что по мере необходимости эти подборки могут редактироваться и пополняться. В настоящее время «личный кабинет» имеют более 500 посетителей сайта.
По информационно-поисковой системе «Web-архив государственного архива Ставропольского края» пользователи сети Интернет могут также направлять в архив запросы о предоставлении архивной справки, тематические запросы, оформление заказа на копирование или сканирование документов и получать на электронную почту уведомления о ходе рассмотрения своих заявок. Удобство и оперативность данного проекта уже оценили многие исследователи, которые работают с архивными источниками, на их основе реконструируют прошлое, составляют родословную.
