Дела не так давно минувших лет. Архивному отделу администрации города Ставрополя — 65 лет

– Пожалуй, следует начать с того, что в минувшем году архивный отдел, наконец, переехал в новое помещение. Мы теперь располагаемся по улице Ленина, 85. Здесь  достаточные площади для хранения документов, комфортные условия для приема посетителей и работы сотрудников.

– Светлана Анатольевна, расскажите, какое количество документов хранится в архивном отделе администрации города?

– На сегодняшний день это около 19 тысяч дел постоянного хранения за 1981 - 2009 годы и более 20 тысяч дел по личному составу за 1943 - 2010 годы, что составляет более тысячи трехсот фондов по истории города и по личному составу ликвидированных предприятий города. На сайте администрации города Ставрополя размещен полный каталог фондов документов по личному составу и часто используемых фондов постоянного хранения  архивного отдела (www.stavadm.ru/administration-office/dep-del/arch/).

– Светлана Анатольевна, с какими запросами чаще всего обращаются в архивный отдел?

– Как правило, это социально-правовые и тематические запросы, которые касаются прежде всего подтверждения трудового стажа, начисления пенсий, подтверждения прав собственности граждан. В прошлом году их было исполнено 3800. Предоставление такой информации населению - важнейшая задача архивного отдела. 

В начале 90-х годов, когда началась массовая ликвидация государственных предприятий, к примеру, таких крупных, как трест столовых и ресторанов, Горпищеторг, Горпромторг и других, документация была передана на хранение к нам. Сейчас в архивном отделе в наличии около 1200 фондов ликвидированных предприятий города. Документы по личному составу требуются в тех случаях, когда бывшим сотрудникам необходимо предоставить в пенсионные органы сведения о стаже работы, заработной плате. 

По закону, предприятие, которое ликвидировано, должно передать документы по личному составу на хранение в архив. К сожалению, так происходит не всегда. В результате страдают его бывшие сотрудники. 

– Информационные технологии в последние годы пришли и в архивное дело. Как они отразились на работе архивистов?

– Это внесло большие изменения в нашу работу. Когда я пришла в архивный отдел в 2001 году, здесь было всего два компьютера. Сегодня у нас их 11, есть серверная, мы работаем в локальной сети. С мая 2009 года дополнительно к имеющемуся программному и техническому обеспечению архивный отдел через оптоволоконные линии связи подключен к информационной сети администрации города и включен в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система обеспечивает полный жизненный цикл документа в архивном отделе: от регистрации поступившего обращения до снятия его с контроля. Система позволяет регистрировать обращения, назначать исполнителей, устанавливать сроки исполнения, готовить архивные копии, справки, выписки, контролировать исполнение запросов, регистрировать исходящую корреспонденцию. По системе «Дело» архивный отдел получает обращения, поступившие в канцелярию или отдел приема граждан администрации и направленные для исполнения в архивный отдел. 

Благодаря тому, что в системе «Дело» работает весь аппарат администрации города Ставрополя, архивный отдел получил доступ к информации о еще не поступивших на хранение в архив постановлениях и распоряжениях главы города Ставрополя за 2005-2010 годы. Это позволяет оказывать заявителям более полную консультативную помощь по вопросам наличия и местонахождения интересующих их документов.

Несомненным достоинством данной системы является также то, что разработчиками реализована преемственность программного обеспечения. Так, документы постоянного и долговременного хранения, созданные в системе «Дело», при формировании и описании дел будут перенесены в базу данных системы «Архивное дело», реализующую функции архива администрации города Ставрополя. После приема в архивный отдел документов администрации   сформированные в системе «Архивное дело» электронные описи, единицы хранения и документы будут загружены в базу данных программного комплекса «Архивный фонд». 

В базу данных «Нормативно-распорядительные документы органов управления города Ставрополя», систему «Дело» внесено более 104 тысяч записей (постановления и распоряжения главы города и главы администрации города Ставрополя за 1991-2004 годы, решения  исполнительного комитета Ставропольского городского Совета народных депутатов за 1981-1991 годы, свидетельства о праве собственности на землю за 1992-1993 годы). 63 тысячи постановлений и распоряжений главы города Ставрополя за 1995-2004 годы имеют полные тексты. Это используется при подготовке архивных копий и выписок, что значительно облегчает труд исполнителя и позволяет сократить сроки подготовки ответа. 

Я считаю, что создание в архивах информационно-поисковых баз данных на основе систем «Дело», «Архивное дело», «Архивный фонд» и использование возможностей удаленного доступа через телекоммуникационные сети послужит выполнению задач программы «Электронная Россия» и реализации целей, поставленных в концепции информатизации архивного дела России, по развитию рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России.

– Современные технологии не только помогают ускорить процесс обработки информации, но и продлить «жизнь» документов...

– Да, а кроме того, они позволяют расширить доступ исследователей к архивной информации. Как я уже говорила, 63 тысячи постановлений и распоряжений главы города Ставрополя за 1995-2004 годы имеют полные тексты. Отдел планирует в этом году начать оцифровку особо ценных и востребованных документов. Это постановления и распоряжения главы (администрации) города Ставрополя за 1991-1992 годы. Это трудоемкая работа, которая требует много времени. Со временем планируется оцифровать не только все тексты постановлений и распоряжений главы города, но и глав районных администраций Ставрополя. 

– Но какой бы быстродействующей ни была техника, без участия человека она не справится с теми задачами, которые выполняет отдел. В вашем коллективе наверняка есть специалисты, которые начинали работать еще в то время, когда о компьютерах даже не мечтали...

– Коллектив у нас небольшой — всего 8 человек. Дольше всех в нем работает Валентина Николаевна Воропаева. Она пришла сюда в 1992 году. Тогда все справки приходилось печатать на пишущей машинке. Валентина Николаевна ведет прием граждан по социально-правовым вопросам, здесь ее опыт незаменим. 

Большинство сотрудников отдела обладают большим профессиональным опытом. Более 17 лет работает в архивной службе Евгения Васильевна Филатова. Она ведет работу с источниками комплектования совместно со всеми структурными подразделениями администрации города, вместе с ответственными сотрудниками проводит экспертизу документов. Около 15 лет - стаж работы в архивах у моего заместителя Натальи Николаевны Жажко. Сфера ее деятельности - документы по личному составу. 

В прошлом году наш коллектив пополнился двумя молодыми сотрудниками. Им есть у кого перенимать опыт.

* * *

Нынешний юбилей архивный отдел администрации отмечает в рабочей обстановке. Ведь впереди еще так много дел. В связи с прошлогодним переездом сотрудникам отдела предстоит провести проверку наличия и состояния документов. Это значит перебрать по страничке все 39 тысяч дел.

Дорогие хранители документальной истории, примите поздравления от читателей «Вечернего Ставрополя», от горожан, которым вы помогаете своей ежедневной кропотливой работой!