Архивы становятся электронными

В ближайшее время в библиотеки и музеи края поступит подготовленный архивистами в сотрудничестве с учеными Ставропольского государственного университета сборник документов «Голоса из провинции: жители Ставрополья в 1930 - 1940 годах». Это поистине уникальное издание, ставшее вторым в своей серии, помогает глубже ощутить дух эпохи, понять, как изменялись представления различных социальных слоев населения о жизни и власти. 

С такой позитивной информации началась наша беседа с председателем комитета Ставропольского края по делам архивов Еленой Долговой.

– Елена Ивановна, прошедший год был во многом знаковым для архивной службы края. Вспомним для начала о том, что в апреле был создан Научно-методический совет архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа, и его базовым органом определен комитет Ставропольского края по делам архивов. 

– Действительно, это накладывает на архивную службу Ставропольского края особую ответственность. Наряду с решением актуальных вопросов развития архивного дела в крае нам приходится значительное время уделять подготовке и проведению заседаний Научно-методического совета, а также координации деятельности архивных служб региона. 

– Одним из важных показателей работы архива является не только количество исполненных запросов, но и оперативность их рассмотрения. Что помогает Вашей службе успешно справляться с поставленными задачами?

– Наиболее эффективным инструментом удовлетворения потребностей населения в архивных сведениях является информатизация архивной отрасли. Создание автоматизированных баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа, в том числе через Интернет, существенно расширяет доступ граждан к архивной информации. В 2010 году были созданы 4 из 13 уже существующих тематических баз данных: «Жители Ставропольской губернии», «Формулярные списки чиновников», «Партизаны Ставропольского края», «Решения Ставропольского горисполкома». Одновременно пополнены такие социально значимые базы данных, как «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», «Ветеран труда» и другие. 

С 2009 года осуществляется перевод в электронный вид описей и архивных документов. За прошедший период в электронные описи внесено 246,8 тысячи единиц хранения, что составляет 9% документов, хранящихся в архивах (при том, что «Планом реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года» предусмотрено включение в электронные описи 2,5% единиц хранения). Кроме того, государственными и муниципальными архивами края оцифровано более 6,4 тысячи единиц хранения. 

В Государственном архиве Ставропольского края (ГАСК) проводится работа по переводу на электронные носители наиболее востребованных архивных документов - списков, информаций, переписки конца XVIII - начала XX века из фондов «Общее управление Кавказской области», «Ставропольская казенная палата», «Ставропольское губернское по городским делам присутствие» и других. 

– А возможен ли доступ к архивным документам через Интернет?

– Да, уже сегодня на сайтах краевых государственных архивов (www.stavarhiv.ru; www.ganisk.ru) можно познакомиться с архивными реликвиями периода Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов, юбилейными документальными выставками «Буденновск 1995 года: глазами очевидцев», о педагоге-просветителе Я.М. Неверове, писателе И.Д. Сургучеве и другими. Правда, это только начало работы по доступу к документам в сети Интернет.

В целях обеспечения открытости деятельности комитета по делам архивов модернизирован сайт комитета (www.stavkomarchiv.ru). Созданы новые разделы: «Обращения граждан» (содержит электронные формы запросов), «Государственные услуги и функции», «Помощь» (содержит наиболее часто задаваемые пользователями вопросы и ответы на них). 

Для расширения работ по внедрению новейших информационно-коммуникационных технологий архивной службой формируется информационно-технологическая инфраструктура, отвечающая требованиям сегодняшнего дня. В настоящее время компьютерный парк насчитывает 268 автоматизированных рабочих мест. По оснащенности компьютерным оборудованием архивная служба края занимает лидирующие позиции в ЮФО и СКФО. 

В целях обеспечения формирования электронного архива Ставропольского края, предоставления услуг в электронном виде и внедрения ведомственного электронного документооборота правительством Ставропольского края принято решение о дополнительном выделении в 2011 году 5 миллионов рублей.

– Общественность всегда интересовали вопросы доступа к архивным документам, их рассекречивания. С чего был снят гриф «секретно» в прошлом году?

– Завершена работа по рассекречиванию документов КПСС в соответствии с перспективным планом на 2006 - 2010 годы. Только в прошлом году сняты ограничения на использование 5408 документов, в частности, о формировании партизанских отрядов, работе эвакуационных госпиталей в годы Великой Отечественной войны; отчеты о деятельности религиозных организаций, документы о строительстве и вводе в действие Прикумского завода пластмасс, о пребывании в крае итальянского писателя Джанни Родари и другие. В перспективе предусматривается увеличение объемов работ по переводу архивных документов с грифами секретности на общий режим хранения.

В соответствии с решениями Комиссии при Президенте РФ по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России архивы делают всё возможное для того, чтобы расширить доступ к документам.

– Елена Ивановна, а что делается в крае для обеспечения сохранности архивных документов?

– Как и прежде, повышенное внимание мы уделяем созданию оптимальных условий их хранения. В этих целях в 2010 году государственными архивами проведены ремонтные работы, в хранилищах установлены металлические двери, отвечающие требованиям пожарной безопасности; приобретены дополнительные огнетушители. 

Подавляющее большинство муниципальных архивов края оснащены системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими поддержание в архивохранилищах оптимального температурно-влажностного режима. Все архивы края оснащены охранно-пожарной сигнализацией, принимаются дополнительные меры по ее модернизации. 

В минувшем году выделены новые помещения муниципальным архивам в городе Ставрополе и Новоалександровском районе. Следует отметить, что в целом архивами края созданы нормативные условия хранения документальных фондов. Исключение составляют Александровский и Шпаковский районы, где муниципальным архивам остро требуется выделение новых помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения документов. Это особенно важно в условиях роста в муниципальных архивах объемов документов муниципальной собственности – в настоящее время в целом по краю составляет практически 60%. В связи с этим комитетом совместно с администрациями районов проводится соответствующая работа.

– Елена Ивановна, какие задачи стоят перед архивной службой края в этом году? 

– Главное — это обеспечение права граждан на информацию и предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в архивах. В этой связи очень важным является формирование электронного архива Ставропольского края. К 2016 году предусматривается оцифровать описи на 14% документов, хранящихся в архивах, перевести в электронный вид 1,5% архивных документов, обеспечить наращивание информационной полноты социально значимых автоматизированных баз данных, а также расширить доступ к ним пользователей, в том числе в сети Интернет. В 2011 году продолжится целенаправленная работа по формированию электронного архива Ставропольского края, предоставлению услуг в электронном виде и внедрению ведомственного электронного документооборота. 

Еще одним приоритетным направлением нашей деятельности в этом году станет работа по созданию государственного архива документов по личному составу Ставропольского края, что необходимо для улучшения условий хранения и использования документов ликвидированных организаций.